Apresentação da Pathfinder

A Pathfinder International está empenhada em facilitar o acesso e melhorar a qualidade do planeamento familiar, saúde reprodutiva, aborto e serviços de cuidados de HIV e SIDA baseados na comunidade e unidades sanitárias. Em parceria com os governos do país de acolhimento e de organizações não-governamentais, formamos prestadores de cuidados de saúde baseada nos serviços de saúde para melhorar a qualidade e a variedade das suas competências técnicas e de aconselhamento. Serviços baseados nas facilidades de saúde são melhorados através do fornecimento de equipamentos e renovação das instalações. Mobilizamos as comunidades para advogar pela qualidade dos serviços e melhorar o acesso através de voluntários formados baseados na comunidade. A Pathfinder fortalece o acesso dos jovens a cuidados de saúde através da criação de serviços amigos de adolescentes e jovens e da formação de educadores de pares para promovê-los. Em cada projecto, a Pathfinder trabalha com os nossos parceiros para melhorar a sua capacidade de gestão e de implementação de programas. Em todos os nossos programas, a Pathfinder esforça-se para capacitar mulheres, homens, adolescentes e comunidades para fazer escolhas e criar ambientes propícios a comportamentos reprodutivos saudáveis.

Objectivo da Posição

Esta posição apoia ao Coordenador Provincial e equipe provincial no concernente a tarefas administrativas e assgura o cumprimento de normas e procedimentos Administrativos.

Principais Responsabilidades

Gestão de Escritório

• Gerir as necessidades do escritório em tempo útil;
• Garantir a existência de consumíveis e insumos por forma a evitar a rotura de stock;
• Criar iniciativas de alocação de bens e produtos de acordo com as necessidades do escritório;
• Garantir o bom estado de conservação do escritório;
• Prever manutenção atempada do escritório;
• Garantir que o escritório esteja limpo e organizado (Jardim, recinto e a componente interna);
• Gerir contratos celebrados com entidades prestadoras de serviços.

Copa e Cozinha

• Supervisiona a copa e assegura que agua, café, chá e açúcar estejam sempre disponíveis;
• Faz a supervisão do inventário da cozinha.

Material de escritório e de formação

• Mantém o inventário de todos os artigos de papelaria tanto para o escritório como para formação;
• Faz a distribuição de acordo com os pedidos;
• Auxilia na organização de programas de formação, incluindo material de formação e impressão de documentos necessários.

Recursos Humanos

• Manter em dia a lista nominal dos trabalhadores e pasta individual de cada funcionário incluindo, férias, ausências, reembolsos de seguro saúde, advertências, elogios;
• Enviar os pedidos de férias, ausências e de reembolso de seguro saúde.

Viagens e Acomodações

• Mantém o quadro de viagens e visitas actualizado;
• Responsável pela reserva de hotel e logística de viagem para todos os agentes do projecto.

Telefones

• Assegura que as respectivas contas estejam pagas a tempo e hora após conferidas;
• Assegura que todas as ligações pessoais sejam reembolsadas pelos emissores das mesmas.

Procurement (Bens e Serviços)

• Dar seguimento as necessidades das áreas de solicitação através das requisições);
• Realizar visitas semestrais aos fornecedores de forma a avaliar as condições de trabalho (fornecimento de catering e serviços de acomodação e de fornecimento de bens);
• Realizar pesquisas de mercado de diferentes ramos de atividade das quais a PI tem necessidade;
• Garantir a entrega oportuna de suprimentos e equipamentos nos locais específicos e estabelecer uma ligação proactiva com os gerentes relevantes para esclarecer as especificações relevantes;
• Preparar e acompanhar as solicitações de pagamento de bens e servições em tempo hábil de acordo com as políticas e diretrizes existentes da Pathfinder;
• Adquirir bens e serviços, analisar requisições de compra; criar e atualizar especificações;
• Elaborar e avaliar propostas de licitações; solicitar e negociar preços competitivos de fornecedores e fazer recomendações paras emissão de ordem de compras;
• Manter um banco de dados de fornecedores; realização de analises de uso de equipamentos e serviços;

Activo Fixo

• Agir como ponto focal do Gestor de Património baseado no escritório central, para tarefas de etiquetagem e controle físico de todo o equipamento adquirido ou recebido pelo escritório

Logistica/ Transportes

• Supervisionar o funcionamento correto no uso das viaturas;
• Garantir o cumprimento das políticas de transporte da PI sejam cumpridas;
• Garantir a reconciliação atempada de combustível a nível do projeto;
• Reportar o envio na entrega de material apos conferir o mesmo;
• Planificar o plano de transporte de forma eficaz a diversas equipes e pedidos de apoio autorizados;
• Manter o inventario atualizado e controlar entradas e saídas de bens;
• Controlo e gestão do inventario do projeto;
• Gestão e seguimento das manutenção e revisão dos veículos do projeto;

Outros

• Executa qualquer outra função atribuída pelo Coordenador Provincial;
• Preparar relatórios regulares sobre despesas e orçamentos de escritório;
• Manter e actualizar as bases de dados dos fornecedores;
• Organizar um sistema de arquivo de documentos importantes e confidenciais da Instituição.

Requisito Básicos

• Formação técnica em gestão de empresas/ Contabilidade ou equivalente. Curso superior é uma vantagem;
• Pelo menos cinco (5) anos de experiência trabalhando no departamento de administração de uma organização;
• Qualidades pessoais incluem integridade inatacável, paciência, tacto, juízo maduro, habilidades de negociação e comunicação interpessoal;
• Deve demonstrar o domínio de conhecimentos de informática em Excel o desempenho de suas funções;
• Capacidade de comunicação em Português verbal e escrito.