FUNÇÃO

Será responsável por organizar os documentos do arquivo; classificar documentos: codificar, decidir o suporte do registo de informação, descrever o documento (Forma e conteúdo);

Registar os documentos:

• Elaborar tabelas de temporalidade, estabelecer critérios de amostragem para guarda de documentos, descartar documentos de arquivo;
• Classificar os documentos por grau de sigilo:
• Elaborar o plano de classificação, identificar fundos de arquivos, estabelecer plano de destino de documentos; avaliar a documentação:
• Ordenar documentos na base de dados (PTS/SESP) de PTV e TARV; transferir documentos para guarda intermediária; diagnosticar a situação dos arquivos; recolher documentos para guarda;
• Definir a tipologia do documento;
• Acompanhar a eliminação do documento descartado dos US;

Dar acesso a informação:

• Atender usuários;

conservar acervos:

• Diagnosticar o estado de conservação do acervo, estabelecer procedimentos de segurança do acervo; higienizar documentos/acervos;
• Pesquisar materiais conservação e monitorar programas de conservação e preventiva, respectivamente; monitorar as condições ambientais;
• Controlar as condições de transporte, embalagem, armazenagem e acondicionamento; definir especificações de material de acondicionamento e armazenagem;
• Desenvolver programas de controlo preventivo de infestações químicas e biológicas; acondicionar documentos/acervos;
• Assessorar o projecto arquitetónico do arquivo; definir a migração para outro tipo de suporte;
• Planear a implantação do gerenciamento de documentos eletrónicos e adopção de novas tecnologias para recuperação e armazenamento da informação, planear a ocupação das instalações físicas e administrar prazos;
• Implantar procedimentos de arquivo, produzir normas e procedimentos técnicos;  orientar a organização de arquivos correntes, manter actualizados o PTS (processo clinico, FILA, Livro de
• Registo da Farmácia, Receita, Livros TARV, Grávidas HIV+ da PTV, Livro de TB, TPI, …), supervisionar a implantação e a execução do programa de gestão de documentos e de arquivos, respectivamente; formar biblioteca de apoio às actividades técnicas;
• Gerar condições para o gerenciamento eletrónico de documentos; considerar aspectos jurídicos relativos a constituição dos arquivos;
• Comunicar-se, sensibilizar para a importância de arquivos, participar de palestras, convénios científicos, preparar materiais, actividades e palestras para o público interno, estabelecer diálogo com usuário, apresentar trabalhos técnicos e científicos, manter intercâmbio com profissionais de Instituições congêneres;
• Apoiar em actividade que visam melhorar a qualidade de Informação produzida ao nível da Unidade Sanitárias ou Distrito, dos implementados pela Unidade Sanitária;
• Coordenar o Fluxograma dos processos clínicos desde o arquivo, consulta, registo nos livros TARV, digitação no PTS, e seu arquivo; utilizar recursos de informática, sempre que possível; executar outras tarefas de mesma natureza e nível de complexidade, associadas ao ambiente organizacional/US.