é uma associação moçambicana sem fins lucrativos de carácter científico dotada de personalidade jurídica, autonomia administrativa, financeira e patrimonial. Foi registada pelo Ministério da Justiça em outubro de 2009 e reconhecida como instituição de pesquisa pelo Ministério de Ciência e Tecnologia desde dezembro 2011. Tem escritórios em Maputo, Tete, Niassa e Nampula. O ICRH-M adere plenamente ao reconhecimento da saúde reprodutiva como um direito humano básico dos homens, mulheres e adolescentes.

O ICRH-M é no âmbito das suas actividades, pretende contratar para o seu quadro de pessoal:

• 1 (um) Oficial de Administração baseado na cidade de Maputo

SUMÁRIO DE RESPONSABILIDADES:

O Oficial de Administração irá prestar apoio administrativo ao pessoal, conforme necessário e ser responsável por apoiar a organização de reuniões, formações, etc.

RESPONSABILIDADES:

ADMNISTRAÇÃO:

1. Gestão Diária: Supervisionar e coordenar as atividades diárias de administração, incluindo a gestão de instalações, serviços gerais e logística de suprimentos para o escritório.

2. Políticas e Procedimentos: Desenvolver e implementar políticas e procedimentos administrativos, incluindo logística e armazéns, eficazes para garantir a fluidez e eficiência das operações.

3. Gestão de Ativos: gestão de inventário, incluindo a manutenção da documentação exigida e da lista de inventário, garantindo a sua actualização e a realização de controlos físicos de inventário, preparação dos relatórios de inventário exigidos, e outras funções relativas ao controlo de inventário

LOGISTICA (INCLUINDO TRANSPORTES E ARMAZÉNS):

1. Gestão de Logística: Supervisionar a gestão de logística e transporte e armazéns, incluindo a planificação e a coordenação eficaz do transporte de mercadorias e materiais, assim como o seu armazenamento nos escritórios do ICRHM.

2. Eficiência de Transporte: Buscar a otimização da eficiência dos processos de transporte, redução de custos e entrega pontual.

3. Parcerias de Transporte: Gerenciar relacionamentos com parceiros de transporte, incluindo empresas de transporte e logística.

4. Segurança no Transporte: Garantir a segurança das operações de transporte, incluindo a conformidade com regulamentos de transporte.

5. Gestão de Armazéns

Administrativo-Financeira:

• Solicitação de Pagamentos
• Assegurar o seguimento/observância dos procedimentos definidos no manual de finanças;

• Garantir que os pagamentos aos fornecedores e colaboradores sejam realizados de forma rápida observando os procedimentos de compra e pagamento do ICRH

• Verificar todas as despesas do escritório de ICRH-M em Maputo e certas despesas de Tete de acordo com o manual de finanças;

• Garantir que qualquer discrepância de caixa seja investigada (e reportada a Director/a se não for identificada);

• Manter uma programação de pagamentos de contratos.
• Enviar feedback personalizado a cada membro da equipe de contabilidade (província e capital) listando erros e explicando as correções a serem feitas dentro do programa de contabilidade.

• Verificar e manter os arquivos financeiros organizados e completos de acordo com os requisitos da organização;

• Receber e verificar todos os documentos (VD / Recibos, Facturas) devidamente aprovados

• Em coordenação com os Oficiais de Programa fazer pedido de fundos trimestrais para Maputo e necessidades de apoio às províncias

• Assegurar o cálculo correcto de todos os impostos relevantes de acordo com as obrigações legais (INSS, IRPS, impostos sobre serviços, IVA, direitos de importação, licenças etc);

• Assegurar o pagamento atempado e a devida apresentação de todos os documentos fiscais (incluindo isenções) / Declarações periódicas / documentos de apoio / provas de pagamento)

• Elaborar os relatórios financeiros de ICRH-M para os doadores de acordo com os contratos;

• Monitorar a liquidez das contas do ICRH-M por forma a garantir a cobertura das previsões orçamentais
• Analise da execução financeira dos projectos com os gestores e oficiais dos projectos

• Desenvolver ferramentas e formulários relevantes (ou sugerir melhorias as existentes) para ajudar o pessoal a registar e acompanhar os custos correntes de forma adequada e consistente (incentivos, diárias, utilidades, reembolsos, adiantamentos etc.);

• Assegurar a gestão financeira de todas as contas bancárias do ICRH-M no país;

Administração:

✓ Apoiar actividade de índole administrativo, podendo prestar apoio a diversos departamentos: (Administração, Finanças, Programas e etc.);

✓ Assegurar os pagamentos de despesas de funcionamento do Escritório;

✓ Apoiar ao Responsável de Administração e Finanças/ Oficial RH na tramitação de assuntos nas entidades competente, sempre que necessário;

✓ Digitar cartas, relatórios, apresentações e outros documentos;

✓ Gerir e responder a correspondência diversa;

✓ Contribuir com sugestões para melhoria do desempenho administrativo dos diferentes sectores;

✓ Receber os Pedidos de Compras aprovados para preparar e organizar todo procedimento necessários para o seu pagamento; – (Serviços, bens, alojamento, sala, e aluguer de viaturas)

✓ Preparação do SBA

✓ Apoiar na organização de viagens da equipa e formações, e cumprir com outras responsabilidades que venham a ser claramente identificadas, necessárias à prossecução dos objectivos da organização no âmbito das suas competências;

Outras:

✓ Apoiar as actividades logísticas

✓ Outras tarefas conforme a necessidade.

QUALIFICAÇÕES E EXPERIÊNCIA REQUERIDAS:

• Nível Licenciatura de Administração, Gestão ou áreas afins, com uma Formação ou passagem pelo Instituto Comercial é uma vantagem;

• Mínimo de dois (5) anos de experiência profissional em organizações não governamentais e conhecimento de normas usados por doadores internacionais é uma vantagem;

• Bons conhecimentos de uso de computador (Word, Excele Outlook);

• Fluente na língua portuguesa e inglesa (fala e escrita);
• Capacidade de trabalhar sob pressão, de estabelecer prioridades e honrar com compromissos;

• Diplomata, discreto e Auto motivado;
• Nacionalidade moçambicana;