Título: Oficial de Administração

Projecto: FRRI Cabo Delgado

Supervisor(es): Gestor de Projecto

Data de início: Julho 2023

Estado: Tempo-inteiro

Localização: Pemba, Moçambique

SOBRE ESTA VAGA

A iDE é uma organização de desenvolvimento global que promove abordagens baseadas no desenvolvimento de sistemas de mercado na agricultura; acesso ao financiamento; e água,saneamento e higiene (WASH) para criar rendimento e oportunidades de subsistência para famílias económica e socialmente desfavorecidas. Com escritórios em 12 países, em todo o mundo, a iDE iniciou operações em Moçambique em Janeiro de 2010 com o objectivo de melhorar o rendimento e as oportunidades de subsistência das comunidades rurais e utiliza uma abordagem integrada de desenvolvimento da cadeia de valor para implementar iniciativas de desenvolvimento agrícola que aumentem a produtividade e o rendimento dos pequenos agricultores. A iDE Moçambique é apoiada pela Embaixada da Suécia, Embaixada Real da Noruega, Agência Suíça para o Desenvolvimento e Cooperação, USAID e outros doadores multilaterais e fundações.

O Oficial de Administração (AO) trabalhará em colaboração directa com o Oficial de Finanças, desempenhando um papel fundamental para assegurar o planeamento administrativo estratégico e operacional, a gestão e a coordenação das actividades do projecto, em conformidade com as políticas da iDE e as regras e regulamentos dos doadores.

O papel principal do AO, sob a supervisão do Gestor de Projecto (PM), é gerir todas as viagens e logística do pessoal, o cumprimento dos processos de aquisição, a gestão do registo de bens, o apoio na gestão das folhas de presença e no sistema de arquivo, a gestão de veículos e o apoio noutras responsabilidades administrativas. O responsável pela administração terá uma relação de subordinação indirecta com o gestor de administração e aquisições.

RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS

• Gerir o sistema de arquivo financeiro do projecto (de cópias em papel e cópias digitais de todos os registos financeiros e administrativos), assegurando o cumprimento dos procedimentos da iDE e dos requisitos dos doadores.

• Preparar as RI e as POs, assegurando a existência dos documentos comprovativos antes de os submeter ao Director Financeiro e Administrativo.

• Apoiar a preparação da reconciliação dos fundos de caixa e assegurar que todos os documentos comprovativos estão devidamente guardados.

• Monitorar os adiantamentos dos empregados e assegurar a justificação atempada das despesas pelos empregados, em conformidade com a política de viagens do iDE.

• Registar os detalhes de todos os novos fornecedores para efeitos de relatório de IVA e submetê-los ao Escritório de Maputo.

• Responsável pela gestão da frota incluindo:

○ Manutenção da(s) viatura(s), adiantamento e retirada de combustível, e preenchimento dos diários de bordo.

○ Supervisionar os motoristas e monitorar as suas actividades diárias, incluindo os horários de viagem.

• Gestão de edifícios e instalações (incluindo pagamentos de aluguer, reparação e manutenção, serviços públicos, serviços de segurança, material de escritório, consumíveis, materiais de limpeza, etc.)

• Gestão dos bens e do inventário, incluindo a actualização da lista e as verificações trimestrais do inventário físico.

• Responsável pela organização de viagens (aéreas e rodoviárias), reservas de hotel e supervisão das actividades de limpeza do escritório e da casa de hóspedes.

• Gestão da comunicação de entrada e saída de projectos, incluindo numeração e arquivo.

RESPONSÁBILIDADES EM PROCUREMENT

• Apoiar a aquisição de bens e serviços em conformidade com as políticas de aquisição da iDE e o cumprimento rigoroso dos regulamentos dos doadores em matéria de aquisição.
• Quaisquer outras responsabilidades que possam ser exigidas pelo Director-Geral.
• Licenciatura em administração de empresas ou gestão de empresas.
• Experiência mínima de 2 anos no domínio da administração e dos contratos públicos com organizações multilaterais.

• Conhecimentos/experiência de trabalho em gestão/administração de empresas.
• Experiência comprovada/trabalho num ambiente de escritório com espírito de colaboração.
• Experiência comprovada e proficiência em todas as aplicações de office da Microsoft.
• Disponibilidade para assumir outras áreas de responsabilidade relevantes para a função.
• Capacidade de trabalhar sob pressão e de executar várias tarefas.

DECLARAÇÃO DE DIVERSIDADE:

O iDE orgulha-se da nossa talentosa e diversificada força de trabalho. Minorias, mulheres, e indivíduos com deficiência são encorajados a candidatar-se. A contratação, promoção e remuneração de empregados são realizadas sem consideração de raça, cor, religião, sexo, identidade ou expressão sexual, orientação sexual, origem nacional, genética, deficiência ou idade.

INSTRUÇÕES DE CANDIDATURA:

A iDE está a aceitar candidatos internos e externos para esta posição até 16 de Junho de 2023. Os candidatos são convidados a enviar o seu CV e uma carta de apresentação (1 página) para mozambique-recruit@ideglobal.org com o Oficial de Administração na linha de assunto. Apenas os candidatos pré-seleccionados serão contactados.