Descrição do Recrutamento/ Principais Responsabilidades

Descrição das funções
1. Ajudar a preparar os orçamentos do projeto, as revisões dos documentos do projeto, os orçamentos das actividades e as previsões de despesas. Ajudar e orientar o Coordenador Nacional do Projeto no acompanhamento dos fundos do projeto, bem como na manutenção dos controlos financeiros internos dos projectos.
2. Recolher orçamentos, preparar ordens de compra (PO) no sistema ERP IRIS da OIT, contratos de colaboração externa e de serviços e acordos com parceiros. Prestar assistência na emissão e no controlo dos contratos de colaboração externa e dos contratos de serviços. Assegurar o cumprimento atempado das responsabilidades financeiras das obrigações contratuais do projeto para com terceiros, com base nas regras da OIT.
3. Manter registos financeiros para o projeto e sistemas de monitorização para registar e reconciliar despesas, saldos, pagamentos, declarações e outros dados para transacções e relatórios diários.
4. Consultar a Unidade de Finanças e Programação sobre regras, regulamentos e procedimentos e fornecer informações aos parceiros de execução do projeto, ao pessoal do projeto e aos consultores sobre os procedimentos administrativos e financeiros da OIT. Informar as potenciais dificuldades que possam surgir no âmbito da gestão administrativa e financeira e obter informações para a execução do programa.
5. Trabalhar em estreita colaboração com as unidades de programa e de finanças do CO-Lusaka na preparação do apuramento financeiro e das revisões orçamentais para as actividades relacionadas com o projeto
6. Realizar tarefas operacionais e de controlo específicas para a execução do projeto.
7. Processar contratos para apuramento financeiro e pagamento. Ajudar a redigir os termos de referência para a colaboração externa do projeto e contratos de serviços; assegurar que todos os documentos de apoio são anexados, sob a orientação do Supervisor.
8. Coordenar e executar as tarefas administrativas do projeto, incluindo apoio logístico ao pessoal do projeto, organização de viagens (incluindo pedidos de Transacções de Viagens (TT)), vistos, reservas de hotel, etc., e providenciar logística e administração para reuniões, conferências, seminários e workshops.
9. Providenciar a aquisição local, a manutenção e a guarda de equipamento, mobiliário, veículos e fornecimentos para o gabinete e os seus projectos, bem como a manutenção e a segurança das instalações do gabinete.
10. Prestar apoio administrativo e financeiro e orientação ao pessoal do projeto e aos consultores, no que respeita a pagamentos, direitos, pedidos de viagem e outros requisitos relacionados com a contabilidade e as finanças. Além disso, manter vários registos e ficheiros oficiais do projeto e preparar correspondência por iniciativa própria para verificar dados, abordar e responder a questões e fazer o acompanhamento necessário com o projeto, o pessoal da OIT, os consultores e as contrapartes.
11. Assistir o seu superior hierárquico na preparação de relatórios recorrentes, conforme previsto, e de relatórios especiais, conforme necessário para a apresentação de relatórios aos doadores, para a preparação do orçamento, para auditorias ou por outros motivos.
12. Calcular e compilar estimativas de custos e participar na análise orçamental e nos requisitos orçamentais do projeto. Além disso, ajudar na preparação das declarações orçamentais para a área de afetação, conforme exigido pelo supervisor.
13. Desempenhar outras funções que lhe sejam atribuídas pelo supervisor.

Qualificações exigidas
Formação académica
Conclusão do ensino secundário, com formação formal em contabilidade, finanças e/ou administração numa escola comercial reconhecida ou equivalente.

Experiência profissional
Cinco anos de trabalho financeiro e administrativo de responsabilidade progressiva e alguma formação num domínio administrativo. A experiência em projectos de desenvolvimento e/ou no sistema das Nações Unidas ou em ONG internacionais constitui uma vantagem importante. A experiência de trabalho com um sistema de planeamento de recursos empresariais (ERP) é uma vantagem.

Línguas
É necessário um excelente domínio do inglês e bons conhecimentos práticos de português.

Competências
– Conhecimento e compreensão de um conjunto complexo de regras, directrizes e procedimentos financeiros e administrativos.
– Conhecimento das normas internacionais de contabilidade, tais como as normas internacionais de contabilidade do sector público (IPSAS) ou outras normas internacionais ou nacionais de contabilidade
– Conhecimento dos procedimentos internos para a preparação de documentos e formulários administrativos, bem como para a criação e manutenção de sistemas de arquivo.
– Boas capacidades analíticas. Capacidade de raciocínio e de julgamento.
– Capacidade para manter registos financeiros e preparar relatórios e extractos contabilísticos.
– Deve demonstrar um comportamento responsável e atenção aos pormenores.
– Capacidade para tratar de assuntos confidenciais com discrição.
– Deve demonstrar elevados padrões de conduta ética.
–– Domínio de programas informáticos de base (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Adobe Reader) e capacidade para utilizar outros programas informáticos exigidos pelo Serviço.

– Capacidade de avaliar a correspondência e os pedidos de informação para determinar a melhor forma de atuação.

– Capacidade de responder a questões relacionadas com o trabalho de forma adequada.

– Capacidade de obter serviços de outras unidades de trabalho dentro ou fora do gabinete para a realização de tarefas.

– Capacidade de comunicar eficazmente, tanto oralmente como por escrito.

– Capacidade de trabalhar por iniciativa própria e como membro de uma equipa.

– Capacidade de organização.

– Capacidade de clarificar informações.

– Capacidade de lidar com as pessoas com tato e diplomacia.

– Capacidade de trabalhar num ambiente multicultural e de demonstrar comportamentos e atitudes sensíveis ao género e não discriminatórios.

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