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Planeamento
- Apoiar os projetos durante o período de orçamento e planejamento financeiro, fornecendo a inteligência de mercado necessária para auxiliar no processo
- Apoiar projetos durante a fase de planejamento de compras e garantir que haja alinhamento com os procedimentos da empresa e apresentação tempestiva dos planos de acordo com os prazos definidos.
- Aconselhar e buscar a aprovação das partes interessadas do projeto sobre modificações das solicitações originais.
- Facilita a todas as partes a resolução oportuna de questões que possam impactar o atendimento das necessidades dos solicitantes e das comunidades atendidas pelo projeto.
- Identificar fontes alternativas de fornecimento de materiais/serviços não contratados
- Trabalhar com Projetos e Logística para garantir entrega e recebimento seguros dos materiais encomendados
- Resolver conflitos relacionados com entregas de projetos e fornecedores nos níveis central e provincial
- Controlo da listagem de activos e verificação periódica em todas as províncias onde o GF opera.
Fornecimento Estratégico
- Executar o processo de Avaliação de Mercado e Pré-Qualificação de Fornecedores com base nas diretrizes definidas para as categorias atribuídas relacionadas aos projetos atribuídos.
- Gerenciar o processo de RFQ/RFP, incluindo linhas de base e metodologias de pesquisa de preços de acordo com a estrutura aprovada para as categorias atribuídas, relacionadas aos projetos atribuídos.
- Liderar negociações para as categorias atribuídas ao projeto atribuído.
- Realizar eventos de aprovisionamento do Projecto Malária.
- Preparação de documentos de submissão ao Comité de Aquisições para garantir a sua abrangência para permitir um processo de tomada de decisão informado, relacionado com os Projectos da Malária e quaisquer parceiros colaboradores.
- Participar activamente nas reuniões do Comité de Compras e garantir que seja mantida a documentação adequada, relacionada com o projecto GF Malaria.
- Monitoramento do pedido em aberto e verificação do valor alterado quando aplicável
Gestão de Contratos e Relacionamentos com Fornecedores
- Preencher com precisão o gerenciamento de dados mestre e o registro de fornecedores
- Monitorar e concluir o encerramento, renovação ou nova licitação do contrato, conforme apropriado para as mercadorias atribuídas, para os projetos atribuídos.
- Garantir que as condições contratuais e os indicadores de desempenho sejam compreendidos pelos fornecedores envolvidos nos projetos.
- Identificar e resolver ou escalar questões relacionadas ao contrato, tanto interna quanto externamente, para projetos atribuídos.
- Analisar o desempenho do fornecedor com base nas informações de feedback do cliente e outras fontes e coordenar com o fornecedor para melhorias relacionadas aos projetos atribuídos.
Execução de Aquisições
- Executar relatórios diários de requisições de compra recebidas (ação pendente do comprador), atribuir a si mesmo todas as requisições relacionadas ao projeto, verificar se as especificações estão claras, conduzir o evento de sourcing se os itens necessários ainda não estiverem no contrato, atualizar o PR com o registro real do fornecedor e liberar PR para aprovação.
- Seguir as Políticas e diretrizes de Aquisição nas decisões de concessão de fornecedores abaixo do limite aplicável.
- Consolida toda a documentação necessária para apresentação às Finanças para pagamento pontual ao fornecedor pelos materiais e serviços entregues.
- Produzir um feedback periódico para o projeto sobre todas as aquisições realizadas desde a requisição até o pagamento.
Gestão, análise e relatórios de dados
- Coletar e analisar dados para apoiar o processo de tomada de decisão relacionado aos eventos atribuídos de Fornecimento de Projetos
- Fornecer suporte no design das métricas de negócios para monitorar o desempenho do SCM e alertar a gestão quando o gatilho de desempenho for violado
- Conduzir análises de gastos para apoiar atividades de sourcing estratégico e gestão de relacionamento com fornecedores
- Preparar relatório resumido das respostas às propostas do fornecedor para reuniões de decisão de premiação do Comitê de Aquisições
- Rastrear e analisar indicadores de desempenho e economias de Aquisições do Projeto em relação aos níveis-alvo estabelecidos
- Apoiar o Projeto durante o período do plano de aquisições para cada ano, a fim de garantir uma apresentação oportuna do plano
Processo, Procedimento e Política
- Realizar todas as tarefas relacionadas às aquisições do projeto de acordo com as políticas, processos e diretrizes de aquisição aprovados e os requisitos dos doadores
- Aconselhar a gestão sobre quaisquer desafios/riscos/diretrizes impraticáveis.
- Coletar feedback do cliente em relação às políticas, processos e diretrizes e reportar ao Supervisor imediato sobre melhorias ou alterações,
- Identificar lacunas e propor à gestão quaisquer alterações nas Políticas de SCM dos Parceiros/Sub-Grandes, procedimentos adequados
Desenvolvimento e Implementação de Sistemas
- Coletar e agrupar dados úteis que possam ser usados para melhorar os sistemas gerais estabelecidos e comunicar essas informações ao Supervisor imediato
Controle e Conformidade
- Realizar a pré-qualificação de fornecedores para todos os novos fornecedores e manter registros.
- Participar no desenvolvimento de ferramentas de identificação e avaliação de riscos, registos e outras ferramentas e na avaliação de SCM e riscos contratuais para aquisições de bens, obras ou serviços.
- Manter arquivamento e manutenção de registros adequados de acordo com as diretrizes estabelecidas pela administração.
- Coordenar com os Solicitantes o encerramento de OCs em aberto em tempo hábil.
- Implementação das recomendações de auditoria acordadas no processo de aquisição, de acordo com as orientações fornecidas pelo HoD.
- Participar no processo de análise dos parceiros/sub-garantidos, do sistema de controlo interno no processo de aquisição para identificar quaisquer lacunas, documentá-las nos relatórios de avaliação e capturá-las nos planos de capacitação.
- Monitorizar periodicamente o progresso na implementação das recomendações e actualizar a gestão de todas as partes.
Liderança e Coaching
- Garantir que todos os membros do pessoal do Projecto compreendam as Políticas, Processos e Sistemas de Aquisição relacionados com o Projecto GF contra a malária
- Planear e coordenar as reuniões do projecto GF contra a malária para analisar o estado das tarefas e actualizar a Equipa Sénior do Programa e de Gestão sobre o progresso das funções dos departamentos
Logística e Distribuição de Bens do Projeto
- Estabelecer ligação com o Projeto GF e outros parceiros para garantir um planejamento adequado
- Acompanhamento da mercadoria durante o transporte e movimentação no destino final (Last mile) e atualização de Projetos
Requisitos:
- Nível educacional exigido: Ensino Superior em Contabilidade/Comércio/Compras/Cadeia de Suprimentos;
- A educação sobre a cadeia de abastecimento é um trunfo importante.
- Experiência: Pelo menos 2 anos de experiência em Compras/Supply Chain;
- Conhecimentos de informática e funcionar bem com sistemas MS Word, MS Excel e ERP (o sistema COUPA é uma vantagem).
- Conhecimento básico em Power BI
Validade : 24 de Maio de 2024
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