Planeamento

• Apoiar os projetos durante o período de orçamento e planejamento financeiro, fornecendo a inteligência de mercado necessária para auxiliar no processo
• Apoiar projetos durante a fase de planejamento de compras e garantir que haja alinhamento com os procedimentos da empresa e apresentação tempestiva dos planos de acordo com os prazos definidos.
• Aconselhar e buscar a aprovação das partes interessadas do projeto sobre modificações das solicitações originais.
• Facilita a todas as partes a resolução oportuna de questões que possam impactar o atendimento das necessidades dos solicitantes e das comunidades atendidas pelo projeto.
• Identificar fontes alternativas de fornecimento de materiais/serviços não contratados
• Trabalhar com Projetos e Logística para garantir entrega e recebimento seguros dos materiais encomendados
• Resolver conflitos relacionados com entregas de projetos e fornecedores nos níveis central e provincial
• Controlo da listagem de activos e verificação periódica em todas as províncias onde o GF opera.

Fornecimento Estratégico

• Executar o processo de Avaliação de Mercado e Pré-Qualificação de Fornecedores com base nas diretrizes definidas para as categorias atribuídas relacionadas aos projetos atribuídos.
• Gerenciar o processo de RFQ/RFP, incluindo linhas de base e metodologias de pesquisa de preços de acordo com a estrutura aprovada para as categorias atribuídas, relacionadas aos projetos atribuídos.
• Liderar negociações para as categorias atribuídas ao projeto atribuído.
• Realizar eventos de aprovisionamento do Projecto Malária.
• Preparação de documentos de submissão ao Comité de Aquisições para garantir a sua abrangência para permitir um processo de tomada de decisão informado, relacionado com os Projectos da Malária e quaisquer parceiros colaboradores.
• Participar activamente nas reuniões do Comité de Compras e garantir que seja mantida a documentação adequada, relacionada com o projecto GF Malaria.
• Monitoramento do pedido em aberto e verificação do valor alterado quando aplicável

Gestão de Contratos e Relacionamentos com Fornecedores

• Preencher com precisão o gerenciamento de dados mestre e o registro de fornecedores
• Monitorar e concluir o encerramento, renovação ou nova licitação do contrato, conforme apropriado para as mercadorias atribuídas, para os projetos atribuídos.
• Garantir que as condições contratuais e os indicadores de desempenho sejam compreendidos pelos fornecedores envolvidos nos projetos.
• Identificar e resolver ou escalar questões relacionadas ao contrato, tanto interna quanto externamente, para projetos atribuídos.
• Analisar o desempenho do fornecedor com base nas informações de feedback do cliente e outras fontes e coordenar com o fornecedor para melhorias relacionadas aos projetos atribuídos.

Execução de Aquisições

• Executar relatórios diários de requisições de compra recebidas (ação pendente do comprador), atribuir a si mesmo todas as requisições relacionadas ao projeto, verificar se as especificações estão claras, conduzir o evento de sourcing se os itens necessários ainda não estiverem no contrato, atualizar o PR com o registro real do fornecedor e liberar PR para aprovação.
• Seguir as Políticas e diretrizes de Aquisição nas decisões de concessão de fornecedores abaixo do limite aplicável.
• Consolida toda a documentação necessária para apresentação às Finanças para pagamento pontual ao fornecedor pelos materiais e serviços entregues.
• Produzir um feedback periódico para o projeto sobre todas as aquisições realizadas desde a requisição até o pagamento.

Gestão, análise e relatórios de dados

• Coletar e analisar dados para apoiar o processo de tomada de decisão relacionado aos eventos atribuídos de Fornecimento de Projetos
• Fornecer suporte no design das métricas de negócios para monitorar o desempenho do SCM e alertar a gestão quando o gatilho de desempenho for violado
• Conduzir análises de gastos para apoiar atividades de sourcing estratégico e gestão de relacionamento com fornecedores
• Preparar relatório resumido das respostas às propostas do fornecedor para reuniões de decisão de premiação do Comitê de Aquisições
• Rastrear e analisar indicadores de desempenho e economias de Aquisições do Projeto em relação aos níveis-alvo estabelecidos
• Apoiar o Projeto durante o período do plano de aquisições para cada ano, a fim de garantir uma apresentação oportuna do plano

Processo, Procedimento e Política

• Realizar todas as tarefas relacionadas às aquisições do projeto de acordo com as políticas, processos e diretrizes de aquisição aprovados e os requisitos dos doadores
• Aconselhar a gestão sobre quaisquer desafios/riscos/diretrizes impraticáveis.
• Coletar feedback do cliente em relação às políticas, processos e diretrizes e reportar ao Supervisor imediato sobre melhorias ou alterações,
• Identificar lacunas e propor à gestão quaisquer alterações nas Políticas de SCM dos Parceiros/Sub-Grandes, procedimentos adequados

Desenvolvimento e Implementação de Sistemas

• Coletar e agrupar dados úteis que possam ser usados para melhorar os sistemas gerais estabelecidos e comunicar essas informações ao Supervisor imediato

Controle e Conformidade

• Realizar a pré-qualificação de fornecedores para todos os novos fornecedores e manter registros.
• Participar no desenvolvimento de ferramentas de identificação e avaliação de riscos, registos e outras ferramentas e na avaliação de SCM e riscos contratuais para aquisições de bens, obras ou serviços.
• Manter arquivamento e manutenção de registros adequados de acordo com as diretrizes estabelecidas pela administração.
• Coordenar com os Solicitantes o encerramento de OCs em aberto em tempo hábil.
• Implementação das recomendações de auditoria acordadas no processo de aquisição, de acordo com as orientações fornecidas pelo HoD.
• Participar no processo de análise dos parceiros/sub-garantidos, do sistema de controlo interno no processo de aquisição para identificar quaisquer lacunas, documentá-las nos relatórios de avaliação e capturá-las nos planos de capacitação.
• Monitorizar periodicamente o progresso na implementação das recomendações e actualizar a gestão de todas as partes.

Liderança e Coaching

• Garantir que todos os membros do pessoal do Projecto compreendam as Políticas, Processos e Sistemas de Aquisição relacionados com o Projecto GF contra a malária
• Planear e coordenar as reuniões do projecto GF contra a malária para analisar o estado das tarefas e actualizar a Equipa Sénior do Programa e de Gestão sobre o progresso das funções dos departamentos

Logística e Distribuição de Bens do Projeto

• Estabelecer ligação com o Projeto GF e outros parceiros para garantir um planejamento adequado
• Acompanhamento da mercadoria durante o transporte e movimentação no destino final (Last mile) e atualização de Projetos

Requisitos:

• Nível educacional exigido: Ensino Superior em Contabilidade/Comércio/Compras/Cadeia de Suprimentos;
• A educação sobre a cadeia de abastecimento é um trunfo importante.
• Experiência: Pelo menos 2 anos de experiência em Compras/Supply Chain;
• Conhecimentos de informática e funcionar bem com sistemas MS Word, MS Excel e ERP (o sistema COUPA é uma vantagem).
• Conhecimento básico em Power BI

Candidatura: https://worldvision.wd1.myworkdayjobs.com/WorldVisionInternational/job/Maputo-City-Mozambique/Supply-Chain-Senior-Officer_JR32143

Validade : 24 de Maio de 2024