A POSIÇÃO

O titular do cargo será responsável por organizar a aquisição adequada, oportuna e de qualidade de bens e serviços e o transporte para o programa final/localização do projeto – apoiar as atividades de aquisição e logística do projeto.

ESCOPO DE GESTÃO, LINHAS DE RELATÓRIO, RELACIONAMENTOS PRINCIPAIS

Reporte para: Gerente de Projetos

Reportes diretos: Sem reportes diretos

Relações-chave

Interno : O titular do cargo tem uma estreita relação de trabalho interno com os seguintes departamentos/unidades e/ou funções:

• Todos os Programas e Departamentos para atividades relacionadas a compras, Apoiar a solicitação de criação e aprovação de Requisições de Compra no SAP/outro ERP em uso

Externo : O titular do cargo tem uma estreita relação de trabalho externo com os seguintes

• Fornecedores e alfândega para atividades relacionadas a aquisições, como coleta de cotação, recebimento de mercadorias e pagamento

NÍVEL DE CONTATO COM AS CRIANÇAS  

Baixo contato: nenhum contato ou frequência muito baixa de interação

AMBIENTE FÍSICO

A posição é ambiente típico de escritório

RESPONSABILIDADES E PRINCIPAIS ATIVIDADES

• Fornecer apoio no desenvolvimento e gestão da implementação eficaz do Plano e das políticas de aquisição de doadores
• Fornecer apoio e orientação ao projeto sobre questões relacionadas aos procedimentos de aquisição e quaisquer atualizações nos procedimentos são comunicadas e compreendidas pela equipe do programa e contrapartes de aquisição
• Forneça feedback regular ao gerente de projeto sobre o status de suas requisições de compra quinzenalmente.
• Apoiar o gerente de linha no fornecimento de relatórios de status de aquisição de todas as compras.
• Organizar e priorizar as compras de acordo com os (urgentes, pequenos itens, compras internacionais, serviços, etc) de acordo com os planos de compras.
• Manter registros de compras, preços e outros dados importantes para fins de orçamento dos programas.
• O acompanhamento de todos os documentos de embarque (conhecimento aéreo, conhecimento de embarque, fatura comercial, certificados de seguro, conhecimento de embarque) está disponível para todas as mercadorias recebidas e despachadas
• Realizar abertura e análise de propostas. Isso envolverá a preparação de resumos de ofertas, análise de propostas e compilação de dados contidos nas propostas para consideração para adjudicação de contratos.
• Preparar relatórios, atas e auxiliar na compilação de dados para o relatório mensal
• Produzir documentos de licitação, ou seja, RFQs, RFP e RFI sob a orientação do SC, Gerente de Segurança.
• Extrair relatórios periodicamente do SAP e relatar as discrepâncias sempre que necessário, além de garantir a limpeza dos dados.
• Forneça capacitação para a equipe do programa sobre como lidar com planos de aquisição e criar PRs.
• Efectuar com sucesso todo o processamento de aprovisionamento e acompanhamento de bens e serviços solicitados para operações de resposta a emergências e desenvolvimento ou outros pedidos;
• Realize transações transparentes, compras e entrega de bens e serviços dentro dos prazos de entrega previamente acordados e garanta que todas as compras sejam devidamente documentadas.

Suporte de gerenciamento de fornecedores

• Melhorar e alargar a relação de trabalho com o fornecedor de acordo com as políticas da PIMz, as melhores práticas e as leis de Moçambique.
• Com base em requisições anteriores, consumo real e demanda esperada de produtos específicos (como ferramentas, artigos de papelaria, materiais de visibilidade, acomodação, agências de viagens, etc.) bens, serviços e pronta entrega,
• Pesquisar e garantir que a base de fornecedores seja ampliada conforme necessário e as oportunidades de descontos sejam acompanhadas,
• Prevenir e resolver reclamações de clientes e disputas com fornecedores
• Criar e manter um banco de dados mestre de fornecedores ou fornecedores existentes e potenciais
• Conduza o desempenho do fornecedor e forneça recomendações sobre o envolvimento futuro do fornecedor

Gestão de Contratos

• Preparar e manter Banco de Dados de Contratos e acompanhar a renovação de contratos ou nova licitação e assessorar o gestor direto sobre as ações a serem realizadas em tempo hábil.
• Preparar e manter arquivos de contratos para todos os contratos celebrados pela PI. Os arquivos de contratos devem estar completos e as informações adicionais atualizadas
• Preparar POs para contratos no SAP, garantir a liberação orçamentária e também acompanhar seu status
• Reconciliar registros e contas de contratos, ou seja, monitorar as despesas contratuais em relação ao orçamento e aos valores máximos contratuais

Auditoria de processos de compras

• Entre em contato com o departamento financeiro para garantir que todas as ações apropriadas (por exemplo, pagas, canceladas, etc.) sejam contabilizadas
• Garantir que todos os adiantamentos do fornecedor sejam contabilizados em tempo hábil
• Auxiliar o gerente de linha direta na realização de pesquisas periódicas com os clientes para avaliar a satisfação e tomar as medidas corretivas apropriadas, conforme necessário

Gestão de transporte e frota

• Atribuir e gerir todos os veículos e motos de acordo com a política de gestão de frotas da PIMz
• Providenciar transporte dos fornecedores até o escritório/armazém, conforme necessário;
• Verifique e assine a folha de registro de cada veículo todas as semanas, desenvolva um arquivo de histórico para cada veículo e motocicleta.
• Acompanhe a manutenção, consumo de combustível e inspeção anual e renovação da apólice de seguro de cada veículo e reporte ao CO
• Aprovar e assinar diário de bordo semanal/mensal, viagem e registros de combustível, monitora a utilização, manutenção e consumo de combustível para todos os veículos
• Análise do uso de CO e veículos alugados para tomada de decisão e manutenção de registros de motoristas de táxi selecionados
• Apoiar o projeto em amplas iniciativas de frota e rastreamento de todos os ativos do veículo no tracpoint
• Monitore o movimento do veículo e relate o uso indevido do veículo de acordo com a política de frota da PIMz
• Preparar e enviar o relatório da frota mensalmente ao gerente de linha direta.
• Monitorar e revisar os relatórios semanais/mensais do veículo, diários de bordo, viagens e registros de combustível, utilização, manutenção e consumo de combustível, bem como realizar análises mensais de gastos com combustível e manutenção e tomar medidas oportunas e apropriadas para resolver anomalias
• Tome medidas para proteger a frota da Plan Mozambique em todos os momentos, garantindo que a cobertura do seguro esteja atualizada e os veículos estejam equipados com dispositivos de rastreamento.

Manipulação de estoque e armazenamento

• Garantir que as áreas de armazenamento, instalações e equipamentos atendam aos requisitos e padrões mínimos
• Ser responsável por todo o gerenciamento de estoque, incluindo recebimento correto, movimentação e despacho, incluindo o uso de documentação correta, controle, monitoramento, verificações, etc.
• Verificações periódicas de estoque e reconciliações, incluindo acompanhamento de discrepâncias
• Produza registros de estoque semanais/mensais para manter os usuários informados sobre recebimentos e status de estoque
• Produzir registros e relatórios de estoque de doadores, incluindo o final dos requisitos do projeto
• Gerenciar registros de funcionários casuais
• Acompanhe os líderes do programa nos planos de distribuição e garanta a liberação oportuna de itens
• Gerenciar fornecedores de transporte, incluindo a coordenação com o oficial de compras e as equipes de campo para garantir um serviço de transporte eficiente

Salvaguarda de Crianças e Jovens (Safeguarding) e Igualdade e Inclusão de Género (GEI)

• Compreender e colocar em prática as responsabilidades das políticas de Salvaguarda e GEI e do Código de Conduta (CoC) da Plan International.
• Assegurar que as políticas globais da Plan International para a Proteção de Crianças e Jovens e Igualdade e Inclusão de Gênero estejam totalmente incorporadas no trabalho diário.
• Assegurar que a Plan Mozambique contribua para os esforços globais da Plan International para garantir a salvaguarda e GEI, incluindo a garantia de que são apresentados relatórios e dados relevantes.

COMPETÊNCIAS DE LIDERANÇA E GESTÃO DE NEGÓCIOS

COMPETÊNCIAS DE LIDERANÇA

• Corajosa em assumir a liderança, focada no propósito da Plan International e em fazer a contribuição mais efetiva dentro do meu próprio contexto de trabalho.
• Comportar-se de acordo com nossos valores e práticas de salvaguarda, dentro e fora do trabalho.
• Desafie as próprias atitudes, tendências e comportamentos inconscientes e fale quando virem algo errado, especialmente por aqueles que usam seu poder sobre os outros para criar medo ou abuso.
• Compreender e aderir às políticas, processos, práticas e normas relevantes para o próprio trabalho e manter seus conhecimentos e habilidades atualizados.
• Honesto e eficiente no uso dos recursos, inclusive do próprio tempo.
• Responsabilizar-se pelo próprio desempenho e desenvolvimento: refletindo; buscar e ouvir feedback; aprender com os erros; encontrar pessoas ou recursos para ajudá-los a aprender.
• Construtivo e otimista para enfrentar contratempos, desafios e mudanças, usando a própria iniciativa para analisar problemas e melhorar as coisas.
• Bom jogador de equipe, comunicando-se de forma eficaz e sendo aberto e solidário com aqueles ao seu redor.

COMPETÊNCIAS DE GESTÃO DE NEGÓCIOS

• Compreender o contexto setorial relevante, incluindo como o setor opera em termos de financiamento e governança e consciência do propósito, valores e estratégia global do Plano
• Gerenciar riscos legais e reputacionais, incluindo avaliação de riscos, comunicação, gerenciamento de riscos e relatórios em total conformidade com os padrões relacionados a riscos, inclusive em áreas como Proteção e Salvaguarda de Crianças e Jovens, Igualdade e inclusão de gênero, Combate à Fraude, Segurança e Proteção.
• Gerenciar atividades e recursos, incluindo habilidades em pensamento estratégico, planejamento e organização, planejamento e monitoramento financeiro, negociação e gerenciamento de programas e projetos.
• Gerencie pessoas e informações, incluindo habilidades em avaliação e treinamento, gerenciamento baseado em evidências, habilidades de comunicação, fala e escrita e trabalho digital, incluindo habilidades digitais pessoais.

EXPERIÊNCIA TÉCNICA, HABILIDADES E CONHECIMENTOS

REQUISITOS DE QUALIFICAÇÕES E EXPERIÊNCIA

Qualificações/Experiência Essencial:

• Graduação em Administração de Empresas ou Gestão ou Gestão de Compras e Suprimentos, ou Gestão da Cadeia de Suprimentos ou áreas afins
• Experiência de 3 (três) anos na área de Suprimentos e Logística
• Experiência no ambiente da ONU ou ONG envolvendo as atividades de aquisição
• Experiência em compras de emergência é vantajosa

Idiomas Necessários

• Fluência em português e nível avançado de inglês são essenciais
• O conhecimento das línguas locais é desejável

VALORES DA PLAN INTERNATIONAL NA PRÁTICA

Somos abertos e responsáveis

Criamos um clima de confiança dentro e fora da organização sendo abertos, honestos e transparentes. Nós responsabilizamos a nós mesmos e aos outros pelas decisões que tomamos e por nosso impacto sobre os outros, enquanto fazemos o que dizemos que faremos.

Nós nos esforçamos para um impacto duradouro

Nós nos esforçamos para alcançar um impacto significativo e duradouro na vida de crianças e jovens e para garantir a igualdade para as meninas. Nós nos desafiamos a ser ousados, corajosos, receptivos, focados e inovadores.

Nós trabalhamos bem juntos

Temos sucesso trabalhando de forma eficaz com outras pessoas, dentro e fora da organização, incluindo nossos patrocinadores e doadores. Apoiamos ativamente nossos colegas, ajudando-os a atingir seus objetivos. Reunimo-nos para criar e implementar soluções nas nossas equipas, em toda a Plan International, com crianças, raparigas, jovens, comunidades e os nossos parceiros.

Somos inclusivos e empoderadores

Respeitamos todas as pessoas, valorizamos as diferenças e desafiamos a desigualdade em nossos programas e local de trabalho. Apoiamos crianças, meninas e jovens para aumentar sua confiança e mudar suas próprias vidas. Capacitamos nossa equipe para dar o melhor de si e desenvolver seu potencial.

MULHERES ALTAMENTE INCENTIVADAS A SE INSCREVER

Número de posições: 2

Localização: Cabo Delgado

Fechamento do anúncio, 31 de março de 2023

Candidatura

https://jobs.plan-international.org/job/Cabo-Delgado-Procurement-and-Logistics-Officer/914816901/