Grau de trabalho interno – E1
Reportando-se ao – Coordenador de Projeto ou outro gerente Sênior
Contrato de Duração – Prazo Fixo
Locais – Niassa, Cuamba
Objetivo do trabalho
Garantir apoio programático e administrativo eficaz e eficiente à Unidade de Programa do Escritório Nacional e prestar apoio administrativo e de secretariado à Equipa de Gestão (do País) da Oxfam.
Principais responsabilidades e responsabilidades Fornecer suporte administrativo 60%
- Prepara, no âmbito do ciclo de projetos da Oxfam ou dos requisitos do doador, documentação e correspondência (tais como aprovações, contratos, cartas de transferência, lembretes e cartas [padrão] de rejeição);
- Organiza e monitoriza os processos (administrativos) dos programas e projectos financiados externamente, em conformidade com os procedimentos da Oxfam e apoia os requisitos dos doadores, para sinalizar desvios nos diferentes processos e lembrar disso aos funcionários relevantes;
- Gerencia e coordena os horários dos visitantes do programa/projeto, em coordenação com a recepção e a equipe relevante do programa;
- Redigir atas ou ações de reuniões do programa/equipe e distribuí-las em tempo hábil;
- Organiza reuniões/workshops/eventos conforme necessário e prepara documentação e material adequados;
- Estabelece a ligação com o Gestor de Escritório para a aquisição e gestão de consumíveis de escritório do programa/equipas;
- Fornece suporte administrativo durante o processo de recrutamento. Isto inclui tarefas como o planeamento de entrevistas com os candidatos selecionados, o acompanhamento da confirmação de presença dos candidatos, a preparação dos locais das entrevistas, a administração de formulários, a marcação de exames médicos para o pessoal, etc.;
Geração e gerenciamento de documentos 30%
- Gerencia documentos estratégicos importantes, garantindo que a confidencialidade seja mantida conforme necessário;
- Manter sistemas eficazes de arquivamento, arquivamento e manutenção de registros de programas, tanto em papel quanto eletrônicos;
- Sob a direcção do Gestor ou Coordenador do Programa, realizar a recolha de informações para apoiar a execução do programa, capturando e compilando registos de pesquisas e/ou estudos realizados pela Oxfam e/ou parceiros;
- Lida e redige respostas à correspondência interna e externa, em nome do pessoal do programa, conforme apropriado;
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- Acompanha cronogramas de relatórios (internamente e com parceiros);
- Fornece um repositório central de conhecimento do trabalho da Oxfam em Moçambique;
- Escrever, processar e arquivar correspondência, relatórios e outros materiais, conforme exigido pelo MIS.
Programa Apoio ao sistema de informação, aconselhamento e capacitação 10%
- Apoiar a utilização do banco de dados do Programa SAP, além de fornecer treinamento e suporte na utilização do sistema;
- Apoiar o desenvolvimento de capacidades e atividades de formação para parceiros e pessoal do programa;
- Trabalhar com a SAP na entrada de dados/informações relevantes (contratos com parceiros, confirmação de fundos de parceiros e outras atribuições SAP relacionadas)
Habilidades técnicas, experiência e conhecimento
Conhecimento
- Licenciatura em administração ou qualificação relevante
- ?Experiência em posição semelhante
- Orientação para o cliente e resultados
- Conhecimento da Oxfam nos programas e sistemas de Moçambique
- Conhecimento da abordagem de parceria
- Conhecimento dos direitos dos grupos marginalizados (mulheres, idosos, LGBT, PVHS, pessoas com deficiência e crianças)
- Fluente em Português, bom domínio de Inglês (escrita e verbal)
Habilidades
- Atenção aos detalhes
- Capacidade de multitarefa
- Habilidades organizacionais
- Auto-organizado
- Habilidades do usuário final de computador
- Habilidades interpessoais
- Habilidades de informação gerencial
- Habilidades de comunicação
Competências Comportamentais Chave
| Competências | Descrição |
| Humildade | Colocamos o ‘nós’ antes do ‘eu’ e enfatizamos o poder do coletivo, nutrimos a equipe e aproveitamos os pontos fortes de cada indivíduo. Não estamos preocupados com o poder hierárquico e nos envolvemos, confiamos e valorizamos o conhecimento e a experiência de outras pessoas em todos os níveis da organização. |
| Construção de relacionamento | Entendemos a importância de construir relacionamentos, dentro e fora da organização. Temos a capacidade de interagir com partes interessadas tradicionais e não tradicionais de maneiras que levam a um maior impacto para a organização. |
| Audição | Somos bons ouvintes que podem ver onde diferem os níveis mais profundos de pensamentos e suposições tácitas. Nossas mensagens para os outros são claras e consideram diferentes preferências. |
| Mútuo
Responsabilidade |
Podemos explicar nossas decisões e como as tomamos com base em nossos valores organizacionais. Estamos prontos para ser responsabilizados pelo que fazemos e como nos comportamos, assim como responsabilizamos os outros de forma consistente. |
| Auto- | Somos capazes de desenvolver um alto grau de autoconsciência em torno de nossos próprios pontos fortes e fracos |
| Sistemas a pensar | Vemos os problemas como partes de um sistema global e na sua relação com todo o sistema, em vez de reagirmos isoladamente a uma parte, resultado ou evento específico. Nós nos concentramos em causas e efeitos cíclicos em vez de lineares. Ao praticar consistentemente o pensamento sistêmico, estamos cientes e gerenciamos bem as consequências não intencionais das decisões e ações organizacionais. |
| Possibilitando
|
Todos nós trabalhamos para efetivamente capacitar e permitir que outros cumpram os objetivos da organização através da criação de condições de sucesso. Investimos apaixonadamente nos outros, desenvolvendo as suas carreiras e não apenas as suas competências para o trabalho. Oferecemos liberdade; demonstrar crença e confiança fornecer suporte apropriado. Damos mais liberdade e demonstramos crença e confiança, sustentadas por apoio adequado. |
Candidatura: https://jobs.oxfamnovib.nl/job/Maputo-%28MOZ_MAP%29-Administrative-Officer/1078113101/
Estamos empenhados em garantir a diversidade e a igualdade de género na nossa organização. Portanto, pessoas de todas as identidades de gênero, sexos, orientações sexuais, raças, cores, religiões, culturas, habilidades, etc. são elegíveis para esta posição.
A Oxfam pretende atrair grandes talentos que não só se ajustem ao trabalho, mas também aos elevados padrões de valores e princípios da Oxfam, que partilhem e demonstrem o compromisso da Oxfam em prevenir e erradicar qualquer tipo de má conduta, incluindo assédio sexual, exploração e abuso, qualquer outro tipo de uso indevido de poder ou falta de integridade e má conduta financeira. Estamos empenhados em promover o bem-estar de crianças, jovens e adultos. Damos alta prioridade à garantia de que apenas aqueles que partilham e demonstram os nossos valores sejam recrutados para trabalhar para nós.
