A posição

Sob a orientação geral do Representante e a supervisão direta do Especialista do Programa de Saúde e Direitos Sexuais e Reprodutivos, o Assistente do Programa apoia a equipe do programa SDSR e é responsável por fornecer apoio programático e administrativo e logístico, gestão de documentos, para apoiar o planejamento do programa atividades de implementação e monitoramento dos Especialistas e Analistas do Programa alocados na equipe.

Como você pode fazer a diferença

O UNFPA é a agência líder da ONU na criação de um mundo onde todas as gravidezes sejam desejadas, todos os partos sejam seguros e o potencial de todos os jovens seja realizado. O novo plano estratégico do UNFPA (2022-2025) centra-se em três resultados transformadores: acabar com as mortes maternas evitáveis; acabar com a necessidade não satisfeita de planeamento familiar; e acabar com a violência baseada no género e as práticas prejudiciais.

Num mundo onde os direitos humanos fundamentais estão em risco, precisamos de pessoal ético e de princípios, que incorpore estas normas e padrões internacionais e que os defenda com coragem e plena convicção.

O UNFPA procura candidatos que transformem, inspirem e produzam resultados sustentados e de alto impacto; precisamos de funcionários que sejam transparentes, excepcionais na forma como gerem os recursos que lhes são confiados e que se comprometam a entregar excelência nos resultados do Programa.

Objetivo do Trabalho

O Assistente do Programa fornece apoio programático, de investigação, de gestão administrativa e financeira à equipa e desempenha um papel fundamental no apoio ao planeamento e parceria, gestão eficaz de projectos para parceiros de implementação e equipas de projecto para a implementação do programa nacional.

O assistente do programa seria responsável pela gestão administrativa eficaz de projetos/programas

• Auxiliar na preparação e monitoramento do OMP.
• Apoiar a preparação e revisão dos planos de trabalho anuais/trimestrais de projetos e programas, incluindo propostas de ações corretivas, eliminação progressiva de atividades e ações corretivas com base em visitas de monitoramento;
• Apoiar o registo de novos projetos no Atlas, levantar/processar requisições no Atlas, e garantir o acompanhamento atempado dos pedidos de pagamento direto a fornecedores ou adiantamento de fundos para projetos de acordo com os procedimentos e planos de trabalho aprovados.
• Apoiar a execução de tarefas de organização e acompanhamento de viagens/missões de colaboradores, parceiros e consultores ou especialistas bem como a organização de workshops, seminários, reuniões e revisão.
• Apoiar e manter um sistema de troca de informações internas e externas, com gerentes de projetos e parceiros.
• Preparar reuniões temáticas/técnicas com os supervisores e garantir que a documentação esteja completa e distribuída dentro do prazo.
• Realizar todos os preparativos logísticos, administrativos e financeiros necessários para o planeamento e realização bem-sucedidos de workshops técnicos, reuniões interagências, painéis de discussão, mesas redondas, missões e outros eventos organizados pelo pessoal do programa em estreita colaboração com a equipa de operações.
• Fornecer apoio logístico aos eventos do programa, coletando e compilando dados e informações para a preparação de documentos de eventos, discursos e posicionamentos.
• Preparar lista de participantes, gerenciar requisitos de viagens e vistos e levantar requisições no Atlas, além de distribuir materiais de eventos.
• Auxiliar o pessoal designado do programa na monitorização e acompanhamento do estado dos relatórios no que diz respeito aos relatórios anuais e finais e aos relatórios dos doadores.
• Traduzir documentos de trabalho do português para o inglês e vice-versa conforme necessário.

Apoio à Investigação e Partilha de Gestão do Conhecimento

• Rever a correspondência recebida em relação aos eventos que estão a ser geridos, recolhendo e/ou preparando a informação necessária para a resposta/acção, e preparando os primeiros rascunhos de respostas aos inquéritos para acção pelos responsáveis ​​de supervisão relevantes.
• Gerenciar e manter um sistema de arquivamento preciso de projetos e de todas as contrapartes nacionais.
• Auxiliar no arquivamento, arquivamento e manutenção de listas de mala direta eletrônicas atualizadas sobre programas e assuntos técnicos.
• Contribuir para o upload e manutenção de informações selecionadas na intranet do UNFPA.
• Auxiliar na coordenação e gerenciamento de reuniões dedicadas com clientes; incluindo a organização de reuniões de equipe, preparação de atas, coordenação de reservas de salas de conferência e garantia de preparação de salas para reuniões.
• Preparar e distribuir atas em tempo hábil e auxiliar o coordenador da equipe no acompanhamento das ações acordadas e na implementação das tarefas.
• Fornecer efetivamente apoio geral à pesquisa a partir de registros e relatórios e preparar relatórios/resumos periódicos e ad hoc sobre atividades de programas e projetos.

Programa eficaz, apoio financeiro e operacional

• Realizar todas as atividades de apoio em total conformidade com as regras, políticas, procedimentos e processos do UNFPA.
• Preparar planos de viagem para participantes em workshops e/ou eventos organizados pela equipe do Programa.
• Iniciar solicitação à Equipe de Operações para realizar atividades de aquisição para o workshop/evento planejado, coordenar e acompanhar de perto a Equipe de Aquisições para garantir que todas as providências necessárias estejam em vigor.
• Levantar requisições no ATLAS com informações em estreita consulta com a respectiva equipe do programa.

Outros

• Atuar como backup em funções selecionadas para outros Associados do Programa durante sua ausência.
• Desempenhar quaisquer outras funções que lhe sejam exigidas pelo supervisor.

Educação

Qualificações e Experiência

• É necessário ter ensino médio completo.
• Desejável diploma universitário de primeiro nível em negócios/administração pública, finanças, economia ou disciplina relevante de ciências sociais.

Conhecimento e Experiência

• Cinco anos de experiência relevante em gestão de projetos/programas em organizações privadas, nacionais e/ou internacionais.
• Proficiência em aplicativos de software de escritório atuais e um bom conhecimento básico de finanças e domínio de uma série de softwares financeiros e de planilhas.
• A experiência anterior na ONU é uma vantagem.
• É necessário bom conhecimento de ERP, PeopleSoft ou outro sistema integrado baseado na web.
• Boas habilidades de escrita e comunicação.

línguas

• É necessária fluência oral e escrita nas línguas inglesa e portuguesa.

Valores

Competências exigidas

• Exemplificando integridade.
• Demonstrar compromisso com o UNFPA e o sistema da ONU.
• Abraçando a diversidade cultural.
• Abraçando a mudança.

Competências Essenciais

• Alcance resultados.
• Ser responsável.
• Desenvolver e aplicar experiência profissional/visão de negócios.
• Pensar analiticamente e estrategicamente.
• Trabalhar em equipe/gerir a nós mesmos e nossos relacionamentos.
• Comunicação para causar impacto.

Conjunto de habilidades funcionais

• Suporte logístico.
• Gerenciamento de dados, documentos, correspondências e relatórios.
• Gerenciando informações e fluxo de trabalho.
• Planejamento, organização e multitarefa.
• Gerenciando processos financeiros.
• Conhecimento do trabalho/conhecimento técnico.

Compensação e benefícios

Esta posição oferece um pacote de remuneração atraente, incluindo um salário líquido competitivo, seguro saúde e outros benefícios, conforme aplicável.

Candidatura: https://estm.fa.em2.oraclecloud.com/hcmUI/CandidateExperience/en/sites/CX_2003/job/17170?utm_medium=jobshare

Isenção de responsabilidade

O UNFPA não cobra nenhuma taxa de inscrição, processamento, treinamento, entrevistas, testes ou outras taxas relacionadas ao processo de inscrição ou recrutamento. Notificações, cartas ou ofertas fraudulentas podem ser enviadas para a linha direta de fraude do UNFPA http://www.unfpa.org/help/hotline.cfm .

De acordo com o Estatuto e Regulamento do Pessoal das Nações Unidas, as pessoas que se candidatem a cargos na categoria profissional internacional, que possuam o estatuto de residente permanente num país diferente do seu país de nacionalidade, podem ser obrigadas a renunciar a esse estatuto no momento da sua nomeação.

Nota: A ONU não cobra nenhuma taxa nos processos de recrutamento.